E-BELEDİYE
VERGİ ÖDEME
T.C.
BEYKOZ BELEDİYE BAŞKANLIĞI
ÖZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜ
GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ
BİRİNCİ KISIM
Genel Hükümler
BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar
Amaç
MADDE 1 – (1) Bu Yönetmeliğin amacı, Beykoz Belediye Başkanlığı Özel Kalem Müdürlüğünün görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir.
Kapsam
MADDE 2- (1) Bu Yönetmelik, Beykoz Belediye Başkanlığı Özel Kalem Müdürlüğü ve alt birimlerinin kuruluş, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını kapsar.
Dayanak
MADDE 3- (1) Bu Yönetmelik; 5393 sayılı Belediye Kanunu, 5216 sayılı Büyükşehir Belediyesi Kanunu ve diğer ilgili mevzuat hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.
Tanımlar
MADDE 4- (1) Bu Yönetmelikte geçen;
a)Başkan: Beykoz Belediye Başkanı’nı
b)Belediye: Beykoz Belediye Başkanlığını,
c)Büro; İş hacmine uygun olarak ve işin niteliğine göre oluşturulan doğrudan Müdüre bağlı olarak çalışan servisleri,
ç) Büro Personeli: İlgili büroda çalışan kişileri,
d) Büro Sorumlusu: Belirlenen bürolarda çalışan ve müdüre karşı sorumlu kişileri,
e) Müdür: Özel Kalem Müdürü’nü,
f) Müdürlük: Özel Kalem Müdürlüğünü,
g) Personel: Müdürlüğe bağlı çalışanların tümünü,
ğ) Üst Yönetici: Beykoz Belediye Başkanı’nı,
ifade eder.
İKİNCİ BÖLÜM
Kuruluş, Teşkilat ve Bağlılık
Kuruluş
MADDE 5- (1) Özel Kalem Müdürlüğü, 5393 sayılı Belediye Kanununun 48inci maddesi ile 22/02/2007 tarihli, 26442 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına Dair Yönetmelik hükümlerine dayanarak, Belediye Meclisinin …./…/… tarihli, … sayılı kararı ile kurulmuştur.
Teşkilat
MADDE 6 – (1) Beykoz Belediye Başkanlığı Özel Kalem Müdürlüğü;
a) Özel Kalem Bürosu
b) İdari İşler Bürosu
olmak üzere iki servisten oluşur.
(2) Müdür, hizmet gereklerine uygun olarak büroların yapısı, çalıştırılacak personelin dağılımı ve yapılacak işlerle ilgili düzenlemeleri ve işlemleri mevzuat çerçevesinde yerine getirir.
Bağlılık
MADDE 7 – (1) Özel Kalem Müdürlüğü Başkan’a bağlı olarak çalışır.
İKİNCİ KISIM
Kurumsal Yapılanma
BİRİNCİ, BÖLÜM
Müdürlüğün Görev ve Yetkileri
Müdürlüğün görev ve yetkileri
MADDE 8 – (1) Müdürlük;
a) Başkan’ın günlük, haftalık ve aylık olmak üzere programlarını düzenlemek, takip etmek ve gerçekleştirmekle,
b) Başkanlık makamının randevularını programlamak ve düzenlemek, başkanı ziyaret etmek isteyen vatandaşların isteklerini almak, alınan bilgileri Başkan’a rapor etmek ve görüşmeleri sağlamakla,
c) Başkanın yurt içinde ve yurt dışında katılacağı toplantı, program, brifing ve görüşmeleri düzenlemek, takip etmek ve gerçekleştirmekle,
ç) Başkanlık Makamının Belediye içi ve Belediye dışı tüm kurum ve kuruluşlarla olan yazışmalarını gerçekleştirmekle,
d) Başkanın özel olarak havale ettiği evrak ve sözlü talimatlarını ilgili birimler ile paylaşıp sonuçlarını titizlikle takip etmekle,
e) Başkan’a sunulacak her türlü belge, yayın karar ve yazılarla ilgili gerekli işlemlerin ve kontrollerin yapılmasıyla
f) Başkan tarafından yapılacak sunumlarda gerekli hazırlıkları yapmak, kontrol ve takip ederek sonuçlandırılmasını sağlamakla,
g) Belediye hizmetlerinin açılış törenlerini koordine etmekle,
ğ) Yurt içinden ve yurt dışından gelen temsilci ve misafirleri karşılamak, ağırlamak ve uğurlama işlemlerini Başkan adına gerçekleştirmekle,
h) Resmi açılış, kutlama, tören, toplantı vb. faaliyetleri organize etmek, kontrol ve takibini sağlayarak işi sonuçlandırmakla,
ı) Başkan’ın, başkan yardımcılarının, başkanlığa danışmanlık hizmetleri veren, sekreterya ve makam şoförlerinin çalışmalarını takip etmek, izin vb. nedenlerle kurumdan ayrılanların yerlerine bakacak kişileri belirlemekle,
i) Mer’i mevzuatın öngördüğü amiri tarafından verilen diğer görevleri icra etmekle,
görevli ve yetkilidir.
İKİNCİ BÖLÜM
Büroların Görev ve Yetkileri
Özel Kalem Bürosu’nun Görev ve Yetkileri
MADDE 9 – (1) Özel Kalem Bürosu;
a) Başkanın sekretaryasının düzenli olarak çalışmasını sağlamakla,
b) Muhtelif yönetim değişiklikleri ve atamalarda başkan adına kutlama mesajları göndermekle,
c) Başkanın katılamadığı organizasyonlara Başkanlık Makamı adına mesaj, çelenk ya da çiçek göndermekle,
ç) Başkanın programını takip etmek ve sorunsuz bir şekilde gerçekleştirilmesi için gerekli önlemleri almakla,
d) Yurt içi ve Yurt dışı gezilerde (Başkan’ın isteği doğrultusunda) Başkan’a eşlik etmekle,
e) Başkan’ın program güzergahlarının güvenliğini araştırmak, planlamak ve koordine ederek başkanın güvenliği ve ulaşımını sağlamak,
f) Başkanlık katının temizlik, düzen ve tertibinde sürekliliği sağlamakla,
g) Başkanlık katına gelen konuk ve vatandaşlara ikramda bulunmakla,
ğ) Mer’i mevzuatın öngördüğü ve amiri tarafından verilen diğer görevlerin icra edilmesini sağlamakla,
görevli ve yetkilidir.
İdari İşler Bürosunun Görev ve Yetkileri
MADDE 10- İdari İşler Bürosu ;
a) Müdürlüğe gelen her türlü resmi evrak, dilekçe ve yazının usulüne göre kayıt defterine ve/veya bilgisayar kayıtlarına işlenmesini sağlamak; süresi için cevabi yazı yazmak ve/veya onaya sunmak; gereken durumlarda Başkana, Meclise, Encümene sunulacak tekliflere ilişkin gerekli evrakı üretmekle,
b) Müdürlükten çıkan bütün evrakın usulüne göre kayıt defterine ve/veya bilgisayar kayıtlarına işlenmesini sağlamak, gereğini takip etmek, yıl sonunda kayıt defterlerini usulüne uygun bir şekilde kapatmakla,
c) Evrakın havalesini yaparak ilgili personele teslim etmek ve sonuçlandırılan evrak ile ilgili hazırlanan yazıların kaydını kapatıp ilgili kişi, birim, kurum yahut kuruluşlara göndermekle,
ç) Müdürlükçe yapılan bütün yazışmalara dair evrakın standart dosya planına uygun dosyalanmasını sağlamakla,
d) Müdürlük personelinin özlük iş ve işlemlerine dair yazışmalarını yapmak ve takip etmekle,
e) Gerektiğinde ve bütçede yeterli ödenek bulunduğunda; ilgili fasıldan müdürlük tarafından yapılacak her türlü mal ve hizmet alım işlemi için evrakı hazırlamak ve onaya sunmakla,
f)Gerektiğinde müdürlüğün görev alanıyla ilgili ihale konusu iş ve işlemlerin, mer’i ihale mevzuatı çerçevesinde yapılması için gerekli evraka düzenlemek ve işlemleri takip etmekle,
g) Müdürlükteki tüm yazışmaların birer örneğini muhafaza etmek, işlemi biten evrakı arşive kaldırmakla,
ğ) Kent Konseyi, Kadın Meclisi, Çocuk Meclisi çalışmalarının takip etmekle,
görevli ve yetkilidir.
ÜÇÜNCÜ KISIM
Personelin Nitelikleri ve Çeşitli Hükümler
BİRİNCİ BÖLÜM
Personelin Nitelikleri
Müdürün atanması, görev, yetki ve sorumlukları
MADDE 11- (1) Müdür; 657 sayılı Kanunun ilgili maddelerinde öngörülen ilkeler ile Mahalli İdareler Personelinin Görevde Yükselme ve Unvan Değişikliği Esaslarına Dair Yönetmelik hükümleri doğrultusunda atanır,
(2) Müdür;
a) Müdürlüğü yönetmek, yeterli sayı ve nitelikte personel istihdamını, personelin eğitimini ve yetiştirilmelerini sağlayacak çalışmaları yapmakla,
b) Müdürlüğün görev dağılımını yaparak hizmetlerin etkili, süratli ve verimli bir şekilde sunulmasını sağlamakla,
c) Müdürlüğün yazışmalarını yürütmek, kendi görev alanına giren konularda, idarenin diğer idareler nezdinde mali iş ve işlemleri izlemek ve sonuçlandırılmasını sağlamakla,
ç) İç ve dış denetim sırasında denetçilere bilgi ve belge sağlamakla,
d)Gerektiğinde mali mevzuatın uygulanmasına yönelik açıklayıcı düzenlemeler hazırlamakla,
e)Müdürlüğün saydam, planlı, idarenin amaçlarına ve mevzuata uygun bir şekilde yönetilmesi için gerekli önlemleri almakla,
f)Müdürlüğün Başkanlık huzurunda temsil etmekle,
g) Müdürlükte çalışan her seviyeden personelin başarı ve performans değerlendirmesini yapmakla,
ğ) Müdürlük bünyesinde görev yapan alt birimlerin tüm iş ve işlemlerinin zamanında ve doğru olarak yerine getirilmesini sağlamakla,
h) Gelen ve giden evrakı inceleyip imzalamakla,
ı) 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun Harcama Yetkilisi olarak kendisine yüklediği görevlerini eksiksiz yerine getirmekle,
i) Görevlerini yerine getirmeyen ya da talimatlara uymayan çalışanlar hakkında disiplin sürecini başlatmaya,
j) Bütçe Kanununda belirtilen sınırlarda olmak kaydıyla, gerekli durumlarda üst yönetici onayıyla personele fazla mesai yaptırmaya,
k) Şef ve personele yetki devretmeye, gerektiğinde devrettiği yetkiyi geri almaya,
görevli, yetkili ve sorumludur.
Müdürlüğe Vekalet
MADDE 12- (1) Herhangi bir nedenle görevde bulunmayan/bulunamayan Müdür yerine, Belediye Başkanı tarafından yetkilendirilecek diğer birim müdürlerinden veya ilgili mevzuat çerçevesinde müdürlük şartlarını taşıyan personelden uygun görülen birisi vekalet edebilir.
İKİNCİ BÖLÜM
Büro Sorumlusu ve Personelin Nitelikleri
Büro sorumlularının belirlemesi, görev, yetki ve sorumlulukları
MADDE 13 –(1) Büro Sorumluları, personel arasından liyakat esası çerçevesinde, Müdür tarafından görevlendirilmek suretiyle belirlenir.
(2) Büro Sorumluları;
a) Müdür tarafından kendisine verilecek emirler doğrultusunda iş ve işlemler yapmakla,
b) Büronun görev alanına giren konularda yapılan işlemlerle ilgili gerekli kontrolleri yapmak, iş akış süreçlerinin düzenli çalışmasını sağlamak, çalışanları motive ederek verimliliği arttırmak, işlerin takibini yapmak, iş disiplinini sağlamakla,
c) Büro bünyesinde çalışanlar arasında iş bölümü yapmak ve faaliyetlerinin en uygun şekilde yerine getirilmesi için mevcut kaynakların etkin kullanılmasını sağlamakla,
ç) Sorumluluklarındaki araç ve gereçlerin kullanımında gerekli özeni göstermekle,
görevli, yetkili ve sorumludur.
Personelin görev, yetki ve sorumlulukları
MADDE 14- (1) Bütün personel, müdür ve büro sorumlusunun kendisine vermiş olduğu işleri mevzuata uygun olarak tam ve zamanında yapmakla görevli; yapılan iş ve işlemlerin kayıt altına alınması ve dosyalanmasından sorumludur.
Özellikli Görevler
MADDE 15 – (1) Müdürlüğün Harcama Yetkilisi ve İhale Yetkilisi, Müdürdür.
(2) Müdürlüğün gerçekleştirme görevlisi, Harcama Yetkilisine hiyerarşik olarak en yakın Büro Sorumlusu ya da personel arasından Harcama Yetkilisi tarafından belirlenir.
(3) Taşınır Kayıt Yetkilisi, ilgili mevzuata ilişkin yeterli bilgisi olduğu değerlendirilen personel arasından, Harcama Yetkilisi tarafından görevlendirilir.
(4)Taşınır Kontrol Yetkilisi, ilgili mevzuata ilişkin yeterli bilgisi olduğu değerlendirilen personel arasından, Harcama Yetkilisi tarafından görevlendirilir.
(5) Birim Arşiv Sorumlusu, her türlü arşiv hizmet ve faaliyetlerinin yürütülmesi hususunda yeterli bilgisi olduğu değerlendirilen personel arasından müdür tarafından görevlendirilir.
(6) Gerektiği durumlarda ihtiyaç duyulabilecek diğer özellikli vazifelere müdür tarafından görevlendirme yapılır.
Çalışmalarda İşbirliği ve Uyum
MADDE 16- (1) Müdürlüğün faaliyet ve çalışmalarını değerlendirmek ve gerekli önlemleri almak amacıyla, müdürün başkanlığında büro sorumluları ile ayda bir defadan az olmamak kaydıyla düzenli toplantılar yapılır. Bu toplantılarda, müdürlüğün faaliyetleri ve gerçekleştirilen işlemler, sorunlar, görüş ve öneriler değerlendirilerek bilgi paylaşımı, işbirliği ve uyum sağlanır.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Çeşitli Hükümler
Yazışma Dosyalama ve Arşiv Usulleri
Madde 17- (1) Kurum içi ve kurum dışı yazışmalar, Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik ile Belediye İmza Yetkileri Yönergesine uygun olarak yürütülür.
(2) Belediyenin ve münhasıran birimlerin dosyalama arşivleme ayıklama imha iş ve işlemleri 3473 sayılı Kanun Hükümleri ve Standart Dosya Planı düzenlemeleri çerçevesinde yürütülür.
Disiplin Hükümleri
MADDE 18- (1) Müdürlük çalışanlarının her türlü disiplin işlemleri 657 sayılı Kanunun ilgili hükümleri ve bağlı mevzuat, Belediye Disiplin Amirleri Yönergesi ile diğer iç düzenlemeler kapsamında yürütülür.
Yürürlükten Kaldırılan Yönetmelik
MADDE 19 – (1) Bu Yönetmeliğin yürürlüğe girmesiyle, Belediye Meclisinin 08.05.2019 tarihli ve 2019/65 sayılı kararıyla kabul edilip yürürlüğe girmiş olan Özel Kalem Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliği tüm ek ve değişiklikleri ile birlikte yürürlükten kaldırılmıştır.
Hüküm Bulunmayan Haller
MADDE 20- (1) Bu Yönetmelikte yer almayan hususlarda yürürlükte bulunan ilgili mevzuat hükümleri çerçevesinde işlem tesis edilir.
Yürürlük
MADDE 21 – (1) Bu Yönetmelik Belediye Meclisinin kabulünden sonra yayımı tarihinde yürürlüğe girer.
Yürütme
MADDE 22- (1) Bu Yönetmelik hükümlerini Belediye Başkanı yürütür.